Organiser un évènement d'association

Organiser un événement d’association demande beaucoup de temps et d’énergie. Pour vous assurer que le résultat soit à la hauteur de vos attentes, prenez les devants et faites en sorte que votre événement soit unique et mémorable ! De la préparation de l’évènement à sa personnalisation grâce aux serviettes en papier personnalisables et à la vidéo souvenir, voici nos conseils pour un événement d’association réussi.

Planifier l’événement en amont

Le plus important lorsque l’on organise un événement d’association est de le planifier à l’avance. Réunir le budget nécessaire, obtenir des sponsors, réserver le lieu de l’événement, trouver une date qui soit pertinente, envoyer les invitations… Tout cela prend du temps ! Commencez par établir vos objectifs : tout devra ensuite être organisé en vue de les atteindre. Par exemple, votre événement associatif peut avoir pour objectif de faire connaître votre association auprès du grand public, ou de trouver de nouveaux sponsors.

Une fois que vous aurez défini des objectifs précis, vous pourrez préciser l’événement. Une fois que vous avez défini les détails de l’organisation de l’évènement, pensez à faire toutes les demandes d’autorisation nécessaires et à établir un planning, un budget prévisionnel, et une liste des choses à vérifier de dernière minute : la météo, les invités, le traiteur, etc.  Cela vous évitera bien des mauvaises surprises le Jour J !

Pour une association étudiante qui fête une promotion, les conseils pour organiser une soirée de remise de diplômes donnent un exemple de répartition des rôles et de préparation de la salle.

Promouvoir l’événement associatif

La promotion de votre événement est très importante. Plus vous faites connaitre votre événement, plus les personnes seront nombreuses à y assister, et plus le bouche-à-oreille fonctionnera, permettant ainsi de faire connaitre votre association.

En amont de l’événement, envoyez des invitations par courrier et / ou une newsletter pour informer de l’événement, et partagez votre événement sur les réseaux sociaux : Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram…

Les serviettes en papier personnalisées pour communiquer sur l’événement

L’événement associatif est enfin prêt. Pendant l’événement, vous pouvez miser sur les serviettes en papier pour une ambiance festive est unique. Certains prestataires peuvent vous fournir des serviettes de table personnalisées sur demande, avec le logo des partenaires de votre évènement, le logo ou le slogan de votre événement, des motifs correspondant au thème de votre événement, ou encore un texte humoristique.

Les serviettes en papier personnalisables offrent des opportunités infinies et vous permettent de « marquer le coup » en faisant de votre événement associatif un événement unique. C’est un excellent vecteur de communication car tout le monde se sert de serviettes en papier et qu’elles permettront ainsi de maximiser la portée de votre message. Et en plus, commander des serviettes papier personnalisés ne coûte pas cher : c’est donc un moyen de communication efficace et à moindre coût.

Immortaliser l’événement associatif

Enfin, pensez à immortaliser l’évènement pour pouvoir communiquer dessus et attirer de nouveaux sponsors et partenaires. Vous pouvez faire appel à un photographe professionnel, qui pourra prendre des photos pendant l’événement ou même réaliser un petit film avec des interviews des personnes ayant participé à l’organisation de l’évènement.

Pour comparer les conseils de personnalisation pour une réception professionnelle : les usages des serviettes en restauration et la préparation d’une réception d’entreprise.

Si l’association organise une rencontre sportive, les conseils pour préparer un événement sportif complètent le repas. Pour le point d’accueil, consultez le rôle d’une nappe portant un message ; pour le buffet, la serviette repliée en pochette à couverts aide à préparer le service.

Pour la table des participants, la décoration de table autour du sport montre comment reprendre les équipements et les couleurs de la discipline.

Pour préparer concrètement ce support d’accueil, les repères de dimensions et de placement d’un message sur une nappe non tissée complètent la réflexion sur son rôle.